面對新發(fā)展階段、新形式政策企業(yè)招標(biāo)工作的新要求，神木煤化工公司法控部從2022年末就在思考如何向管理要數(shù)據(jù)和效益，如何把合規(guī)意識落實(shí)到業(yè)務(wù)管理實(shí)踐上來，既要將合規(guī)管理與日常管理工作有效結(jié)合起來，又應(yīng)把握不增加基層單位工作的原則。法控部結(jié)合當(dāng)前管理手段實(shí)際情況，利用現(xiàn)有臺賬及辦公軟件的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算和邏輯判斷等功能，把法律法規(guī)、制度規(guī)章要求轉(zhuǎn)變成合規(guī)提示信息，滲透到招、開、評、定四個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，從過程合規(guī)管理逐步推進(jìn)結(jié)果合規(guī)管理。
一、背景
在業(yè)務(wù)檢查、上報(bào)相關(guān)材料的工作中，發(fā)現(xiàn)做業(yè)務(wù)臺賬的問題很大程度上是出于應(yīng)付檢查，而不是出于發(fā)現(xiàn)、總結(jié)業(yè)務(wù)管理問題的現(xiàn)實(shí)需要。表面性的問題是臺賬建立不及時(shí)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整、填報(bào)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤多、無法實(shí)現(xiàn)快速地統(tǒng)計(jì)實(shí)時(shí)所需數(shù)據(jù)等。核心的問題是臺賬與業(yè)務(wù)管理新要求脫節(jié)、工作效率低、合規(guī)的事情因數(shù)據(jù)填寫錯(cuò)誤變成違法的事情。
在過程中，綜合年度檔案歸集、上級單位實(shí)時(shí)報(bào)送、填寫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確提示、管理新要求等要素，在做業(yè)務(wù)管理臺賬的同時(shí)實(shí)現(xiàn)其他，達(dá)到提高工作效率、工作準(zhǔn)確率、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)實(shí)時(shí)性、合規(guī)管理判斷實(shí)時(shí)提示等目的。
二、總體思路
隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的進(jìn)步,管理過程數(shù)據(jù)化已成為時(shí)代的必然趨勢。Excel電子表格軟件以其卓越的分析和處理能力被運(yùn)用到日常的工作中。了解和掌握如何利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)決策與分析，對于任何管理崗位都是具有較強(qiáng)的實(shí)踐意義。
基礎(chǔ)管理臺賬人人都會(huì)做，但是可以進(jìn)行數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)決策與分析的臺賬還需要結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際思考。做臺賬的基礎(chǔ)技巧如下：
（一）以業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)的數(shù)據(jù)作支撐，用程序的思維定義數(shù)據(jù)類型
必須以編程的常規(guī)邏輯為基礎(chǔ)，結(jié)合動(dòng)態(tài)分析的實(shí)際需要，定義業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)的數(shù)據(jù)類型，為數(shù)據(jù)調(diào)用、統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算、邏輯判斷奠定基礎(chǔ)。
（二）以法律法規(guī)和制度要求為根本，用固化的函數(shù)作合規(guī)結(jié)果判斷和過程提示
必須與業(yè)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)、制度要求緊密結(jié)合，以正常填寫的數(shù)據(jù)為源頭，把法律法規(guī)、制度要求包裝成邏輯判斷函數(shù)，調(diào)用正確的臺賬數(shù)據(jù)，自動(dòng)分析、判斷某重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否合規(guī)。并借助某些實(shí)時(shí)函數(shù)，將相關(guān)數(shù)據(jù)與查閱當(dāng)天比較，給出實(shí)時(shí)的過程合規(guī)提示信息。
（三）以日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)送為基礎(chǔ)要素，激活臺賬自動(dòng)統(tǒng)計(jì)做實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
工作實(shí)踐中，總結(jié)匯報(bào)材料往往需要實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，臺賬應(yīng)與日常業(yè)務(wù)管理緊密結(jié)合，借助統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算、邏輯判斷等功能，實(shí)現(xiàn)臺賬數(shù)據(jù)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、實(shí)時(shí)取用。即使臨時(shí)要求報(bào)送的數(shù)據(jù)不再臺賬原統(tǒng)計(jì)范圍，仍可以依據(jù)已定義完備的業(yè)務(wù)定層數(shù)據(jù)，重新找到其本質(zhì)核心的要求，變換為臨時(shí)需求的條件即可運(yùn)算出結(jié)果，同樣快速、準(zhǔn)確、無誤。
三、臺賬建立的具體思路
第一步：固化招標(biāo)編號、招標(biāo)人單位、項(xiàng)目名稱、標(biāo)的物名稱、標(biāo)的物類型、組織形式、代理機(jī)構(gòu)、采購方式等，統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算、合規(guī)提示等調(diào)賬可直接引用，即相同內(nèi)容無須重復(fù)填寫。
第二步：完善招標(biāo)準(zhǔn)備、招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)及合同簽訂全流程的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，此部分涉及的數(shù)據(jù)主要用來判斷過程某些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否合規(guī)，實(shí)時(shí)提示應(yīng)作什么、應(yīng)當(dāng)在某法定時(shí)限內(nèi)完成某項(xiàng)工作。
第三步：建立管理數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)臺賬，即根據(jù)月度業(yè)務(wù)管理需要自動(dòng)統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，諸如自動(dòng)統(tǒng)計(jì)公開招標(biāo)的金額、已完成合同簽訂的金額。同時(shí)，也可再用雙條件統(tǒng)計(jì)施工公開招標(biāo)的金額等。
穿插在三步中，可以形成相關(guān)批文清單作為年度招標(biāo)管理的檔案清單；也可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出招標(biāo)每個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率，為不斷改善來年的管理積累數(shù)據(jù)；也可以將上級公司管理的新要求融入到現(xiàn)有臺賬當(dāng)中來，自動(dòng)匹配管理新要求。（房偉）
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